Como realizar eventos corporativos em tempo de pandemia: regras e recomendações
Portugal encontra-se em estado de contingência, o que significa, entre outros, que é possível realizar eventos desde que sejam cumpridas todas as regras de segurança e higiene. No dia 16 deste mês, foi publicado um despacho que clarifica precisamente a interpretação das obrigações de quem organiza eventos corporativos, nomeadamente o facto de poderem ser levados a cabo em espaço adequados para o efeito. Trata-se, de acordo com a CCA Law Firm, de uma excepção à proibição de aglomerados com mais de 10 pessoas.
Contudo, refere ainda a sociedade de advogados, devem ser observadas as orientações da Direcção-Geral da Saúde (DGS) ou, na falta, as regras relativas aos espaços de restauração envolvidos. Seja qual for o caso, o que é certo é que os participantes são obrigados a usar máscara ou viseira em espaços fechados.
Para que não haja dúvidas, a CCA Law Firm esclarece algumas das principais questões relacionadas com a realização de eventos corporativos em tempo de pandemia:
O que se considera por eventos corporativos?
Consideram-se eventos corporativos as reuniões, congressos, exposições e feiras comerciais ou de artesanato, seminários, conferências ou eventos similares, organizados por entidades públicas ou privadas, destinados aos membros ou colaboradores da instituição organizadora ou abertos ao público ou a terceiros, seja mediante convite ou por inscrição aberta, com ou sem cobrança de qualquer quantia aos participantes ou expositores, que sejam realizados em espaços adequados para o efeito, sejam estes propriedade da entidade organizadora ou de terceiros.
As reuniões de uma organização ou empresa no contexto da sua actividade não são consideradas como eventos corporativos para efeitos da referida Resolução.
Quais as regras que devem ser observadas nos eventos corporativos?
– Tanto os elementos da organização como os participantes dos eventos corporativos ou os terceiros que nela participem devem usar máscara ou viseira sempre que se encontrem em espaços fechados, salvo quando se encontrem no uso da palavra ou no momento de ingestão de alimentos;
– Deve ser assegurado que as pessoas permanecem no evento apenas pelo tempo necessário ao mesmo;
– Devem ser definidos, sempre que possível, circuitos específicos de entrada e saída dos espaços, utilizando portas ou entradas separadas;
– Os organizadores devem promover a limpeza e desinfecção periódica dos espaços, equipamentos, objectos e superfícies, com os quais haja um contacto intenso;
– Os organizadores devem promover a limpeza e desinfecção, antes e após cada utilização ou interacção pelo participante dos equipamentos, objectos, superfícies, produtos e utensílios de contacto directo com os participantes;
– Os organizadores devem promover a contenção, tanto quanto possível, do toque em produtos ou equipamentos;
– Os organizadores devem procurar assegurar a disponibilização de soluções desinfectantes cutâneas, para a organização e participantes, junto de todas as entradas e saídas dos espaços e recintos, assim como no seu interior, em localizações adequadas para desinfecção de acordo com a organização de cada espaço;
– Os postos de atendimento ou stands devem estar, preferencialmente, equipados com barreiras de protecção;
– Deve ser privilegiada a compra antecipada de ingressos por via electrónica e os pagamentos por vias sem contacto, através de cartão bancário ou outros métodos similares;
– Sempre que aplicável, deve ser assegurada a manutenção dos sistemas de ventilação, garantindo que o seu funcionamento é efectuado sem ocorrência de recirculação de ar.
Que cuidados devem ter os responsáveis pelos espaços e estabelecimentos onde decorram os eventos?
– Devem efectuar uma gestão equilibrada dos acessos de público, em cumprimento do disposto nos números anteriores;
– Monitorizar as recusas de acesso de público, de forma a evitar, tanto quanto possível, a concentração de pessoas à entrada dos espaços ou estabelecimentos;
– Observar as demais regras definidas pela DGS que se revelem pertinentes.
Regras especificas para exposições, feiras comerciais ou de artesanato
Deve ser estabelecido um mecanismo de controlo de acessos que assegure que a afectação dos espaços acessíveis ao público deve observar regra de ocupação máxima indicativa de 0,05 pessoas por metro quadrado de área, excluindo organizadores e outro pessoal afecto à organização;
Devem ser adoptadas medidas que assegurem uma distância mínima de dois metros entre as pessoas, designadamente em filas de espera ou locais de concentração do público.
Regras especificas para conferências, seminários, palestras ou similares
Quando realizados em locais com as caraterísticas de auditório, sala de espectáculos, anfiteatros, sala de congresso ou semelhantes:
– A ocupação dos lugares sentados deve ser efectuada com um lugar de intervalo entre pessoas que não sejam coabitantes, sendo a fila anterior e seguinte ocupada mediante lugares desencontrados;
– Caso exista palco ou palanque, deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos dois metros entre o mesmo e a primeira fila de espectadores, devendo os intervenientes em palco evitar o contacto físico e manter o distanciamento recomendado.
Quando realizados em recintos ao ar livre:
– A lotação do recinto deve observar as regras previstas para a utilização desses recintos;
– Os lugares devem ser preferencialmente sentados e, em qualquer caso, previamente identificados, cumprindo um distanciamento físico entre espectadores de um metro e meio;
– No caso de existência de palco ou palanque, deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos dois metros entre o mesmo e a primeira fila de espectadores.
Demais eventos de natureza corporativa realizados em espaços ou recintos ao ar livre
– Para cada espaço ou recinto ao ar livre, deve existir um plano de contingência para a COVID-19, o qual deve conter um procedimento operacional sobre as acções a desencadear em caso de doença, sintomas ou contacto com um caso confirmado da doença COVID-19;
– Devem ser implementadas medidas de acesso e circulação relativas à gestão dos acessos aos espaços ou recintos dos eventos, de modo a evitar uma concentração excessiva de pessoas, quer no seu interior, quer à entrada dos mesmos;
– Deve ser elaborado um plano de limpeza e de higienização dos recintos e espaços dos eventos.
Quais as regras para as áreas de consumo de bebidas e alimentos inseridas nos eventos?
– Deve ser respeitada a regra da ocupação máxima de 10 pessoas por mesa;
– Devem, ainda, ser respeitadas todas as regras e instruções definidas pela DGS para o sector da restauração.
Existem regras para os eventos realizados noutro tipo de locais?
Os eventos corporativos realizados noutro tipo de locais devem ser precedidos de avaliação de risco, pelas autoridades de saúde locais, para determinação da viabilidade e condições da sua realização.