O storytelling e o change management andam de mãos dadas
Por Bárbara Clemente, Associate Architect | WELL AP & Workplace Strategist, Savills Portugal
O paradigma actual põe à prova os principais decisores das organizações na definição da melhor estratégia para o futuro dos espaços de trabalho. As principais dificuldades centram-se na retenção de talento e na importância de trazer as pessoas de volta ao escritório, fomentando uma cultura de trabalho colaborativa. Mesmo que a estratégia seja investir num espaço bonito e flexível, a mensagem do propósito da funcionalidade terá de ser clara para quem utilizar o espaço.
Como tal, a comunicação será factor-chave na percepção, por cada utilizador, sobre a base de decisão com grande impacto nas pessoas, comportamentos, produtividade e entusiasmo.
Neste caminho de mudança serão, certamente, encontrados muitos sinais de resistência, desvalorizando o resultado esperado ao longo do processo. É importante perceber a necessidade da mudança. De que forma poderão as organizações ultrapassar o factor resistência e tornar o processo de change management o mais suave e envolvente possível, cativando o máximo de pessoas para o sucesso? Como gerir esta questão da melhor forma?
É um processo. Não se trata apenas de comunicar. A estruturação da mudança através de um processo de change management irá preparar e apoiar cada pessoa para as alterações futuras. Deverá ser estabelecido um grupo de trabalho multidisciplinar, que inclua diversos campos de actuação de uma organização como RH, Marketing, Comunicação, IT, FM, entre outros, gerido por elementos externos, com forte experiência sobre diferentes tipos de organizações e culturas. É crucial que o envolvimento seja abrangente, tendo como embaixadores da mudança as diferentes equipas de direcção.
Mas reforço, quer se trate de mudanças de maior ou menor dimensão, o foco estará sempre nas pessoas. Aqui, a reconhecida expressão “one size fits all”, não se enquadra de todo. Teremos de ser capazes de ouvir e adaptar, tendo em conta o tipo de pessoas, tipo de negócio ou cultura.
O processo de change management deverá iniciar-se com acções de engagement, através de recolha de dados, observação das condições existentes e workshops demonstrativos das múltiplas formas de trabalhar para o futuro, de modo a compreender as visões e aspirações da amostra. Os resultados desta primeira etapa sustentarão a mensagem futura e o storytelling que irá conectar todas as fases. Através de um plano de acção, o grupo de trabalho deverá promover uma série de iniciativas de vários domínios (informativas ou interactivas), sem esquecer a importância de passar uma mensagem clara e transparente: demonstrar que está atento, explicar o cenário actual, os objectivos e os benefícios que este plano apresentará para todos. Note-se que esta mensagem deverá ser constantemente reforçada ao longo de todo o processo.
Construir um grupo cada vez mais coeso, confiante e focado, este é o principal desafio e, simultaneamente, a maior oportunidade. A história irá desenvolver-se e cada meta será uma conquista, que deverá ser marcada por uma acção de envolvimento criativa. E não, o processo de change management não acaba na mudança. Deverá continuar, quer através da monitorização dos resultados, quer através de uma cultura de feedback, de forma a que seja possível traçar um plano de melhorias eficaz.