Eventos evoluem para híbridos e digitais

Por Cátia Godinho Semedo, directora da MARY, agência de activação e eventos do YoungNetwork Group

A pandemia que actualmente vivemos, face ao mundo dos negócios, é democrática, supersónica e demolidora: praticamente todos os sectores são afectados, o seu efeito foi rápido (no espaço de poucas semanas tudo mudou) e não existindo medidas e capacidade de (re)pensar os negócios, podemos não chegar a ver a luz ao fundo do túnel.

Falo agora da indústria dos eventos. Adiamento e cancelamento passaram a fazer parte do vocabulário. Olhemos para os eventos dos quais todos temos referência, como sejam os festivais de música, o Campeonato Europeu de Futebol ou os Jogos Olímpicos. A maioria adiados e os que resistem rapidamente terão que tomar uma decisão. Pesa a incerteza do que será o pós-Covid 19 no Verão e no início do Outono de 2020, e a difícil conjugação de agendas de muitas entidades.

O drama também se estende aos eventos particulares (indústria dos casamentos, por exemplo, e que envolve milhares de profissionais) e aos corporativos, nos quais me focarei nos parágrafos seguintes.

Primeiro ponto e que importa recordar: a necessidade de interacção entre pessoas, criação de experiências, desenvolvimento de networking e disseminação de informação, mantêm-se. O que mudará, sobretudo nos próximos meses, é como o fazer.

Se o cancelamento é inevitável, é preciso reagir rápido, saber comunicar com os diferentes públicos e criar de forma antecipada todo o plano para gerir as consequências com todos os stakeholders: patrocinadores, hotéis, caterings, clientes/participantes, etc.

Mas há alternativas exequíveis e igualmente eficazes: podemos e devemos considerar a transformação dos eventos. Poderão ser totalmente digitais ou utilizando uma expressão cada vez mais comum, tornar-se “híbridos”. Como? Se a tecnologia nos últimos anos permitiu um sem número de oportunidades na indústria dos eventos, ela agora é uma aliada e provavelmente numa primeira fase, uma salvação.

Em tempos incertos, eventos virtuais são uma solução segura e possível de pôr em prática. A disponibilidade dos participantes e oradores mantém-se e as marcas podem potenciar os seus patrocinadores. Não existindo um local físico, o número de participantes até pode aumentar: não há necessidades de ajuntamentos nem de deslocações. Vantagens: benefícios financeiros, possibilidade de aumentar o número de participantes e pouca resistência à mudança. E, por outro lado, o evento e os seus patrocinadores não desapareceram do “radar”.

Já os eventos híbridos – e como o próprio nome indica – implicam que uma parte do evento seja realizado com um grupo de pessoas num local físico e uma parte da audiência de forma virtual. As exigências a nível de logística aumentam, mas são mais uma possibilidade. Por exemplo, uma conferência ibérica: em alternativa de juntarmos as duas equipas no mesmo local, cada equipa reúne-se no seu país e mantêm algumas interacções a nível virtual.

Estas novas possibilidades trazem desafios, claro. Compreender as necessidades do evento, as plataformas que podem ser úteis, definir a possibilidade de interacções e testar, testar, testar. Antecipar e acompanhar sobretudo no pré-evento os participantes e assegurar que todos compreendem este novo funcionamento. Garantir que plataformas e telecomunicações irão funcionar.

Por fim, e não menos importante, pensar em estratégias de como se comunicam estes novos eventos e valorizá-los perante o público e possíveis patrocinadores. Ouvir o que nos têm para dizer.

Este é o novo paradigma em que nos encontramos. O primeiro passo é saber reagir e solucionar, sempre com criatividade e utilizando os meios correctos. O resto virá por acréscimo, porque a nossa capacidade de adaptação, segundo o inegável Darwin, foi o que nos trouxe até aqui.

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