Eventos digitais: quatro dicas para uma experiência acima das expectativas

Por Carlota Varela Cid, responsável de Comunicação e Marketing da CBRE

Trabalho há muitos anos na área da comunicação e do marketing e uma das vertentes que sempre gostei de operacionalizar – e mais tarde de gerir e supervisionar – foi a dos eventos. Toda a adrenalina dos dias que antecedem o evento e o esforço que as equipas envolvidas colocam em algo que se materializa num momento tão marcante, e que muitas vezes não supera uma ou duas horas, é extraordinário.

Já tive oportunidade de operacionalizar vários tipos de eventos, desde os mais ligados à área da moda e lifestyle, para um target mais mainstream, aos altamente corporativos para audiências tipicamente engravatadas. Já oscilei entre as praças centrais dos centros comerciais, em que bandas de bonecos desfilavam enquanto entregavam doces às crianças, até salas de espectáculos com plateias de 300 C levels. Já contratei speakers de renome internacional, mas também já contratei o Panda e os Caricas. Trabalhar em eventos é isto mesmo: o modus operandi é sempre o mesmo, só varia o output. No entanto, nunca tinha realizado um evento digital. Antes, até me soaria a expressão antagónica e pseudo pós-modernista: o que estarão os nómadas digitais a preparar para termos todos que integrar eventos digitais nos nossos planos de marketing? Afinal, não eram os nómadas digitais, mas sim uma pandemia.

Até ao aparecimento desta nova realidade, a CBRE Portugal realizava anualmente aquele que é já reconhecido como o maior e mais relevante evento do mercado imobiliário em Portugal que, além do balanço do ano que terminou, revela as tendências para o novo ano. O evento evoluiu e com ele cresceu a expectativa da audiência: primeiro no CCB, em 2018, com uma sala pequena e um ambiente intimista. E mais tarde, em 2019 e 2020, no Capitólio, com uma plateia completa, num ambiente de espectáculo. Há um ano, já apostávamos fortemente na componente digital e na inovação: um holograma do director-geral a falar com ele mesmo sobre as tendências para 2020. O que não sabíamos é que a principal tendência estava a chegar e a fazer o mundo parar.

No início deste ano, as novas restrições e o confinamento geral obrigaram-nos a transformar por completo este evento num formato 100% digital. Vivemos um momento atípico, que muda a nossa vida e a vida das empresas. O nosso principal obstáculo? Sejamos honestos: somos constantemente ‘bombardeados’ com eventos digitais. Se há um ano quem o fizesse era considerado pioneiro, hoje já deixou de o ser.

Foi a partir daqui que criámos o mote para a criatividade, conteúdos e operacionalização, e que se tornou no claim do key visual deste evento: Mais do que uma call. Mais do que um zoom. Mais do que um webinar. Tínhamos de criar algo novo entre o que já não é novo para ninguém, ser disruptivos e fugir dos formatos mais tradicionais e pouco profissionalizados dos eventos digitais.

Assim, partimos para um estúdio croma com os hosts, gravámos durante vários dias em set ups criados para o efeito nos nossos escritórios, convidámos speakers, decorámos ambientes, afinámos audiovisuais, comprámos plataformas. No fim desta experiência nova e desafiante para toda a equipa, superámos as nossas próprias expectativas e as de quem assistiu. O formato totalmente profissional e, ao mesmo tempo, descontraído foi um sucesso e contou com uma elevada significativa audiência permanente a assistir ao evento. De um mês intenso de trabalho e novos estímulos, recordo o essencial:

  • It’s all about the budget: não é mesmo possível fazer omeletes sem ovos, essa expressão tão portuguesa e tão acertada. Podemos efectivamente poupar em relação aos custos operacionais de um evento presencial, mas a redução não será de 90%, nem 80% ou 70%. Talvez ande à volta dos 40%;

 

  • Delegar em quem realmente sabe: podemos ter muito know-how na área dos eventos, mas temos de assumir que um formato digital muda o contexto e aumenta os desafios. Contratar bons profissionais de áreas como audiovisuais, 3D e render, e equipas de vídeo é fundamental. É igualmente importante dar-lhes espaço para que nos guiem e aportem as suas ideias, pois conhecem melhor do que nós as suas áreas de especialização;

 

  • Pecar por excesso: o élan de um evento presencial é único e perde-se totalmente quando passamos para formatos online, pelo que a aposta em efeitos especiais, conteúdos de vídeo e música pode fazer toda a diferença. A música – que num evento presencial, por norma, reprime o som dos microfones – neste formato gera dinâmica e garante a atenção da audiência. Não nos devemos inibir de a utilizar;

 

  • The devil is in the details: quando quase tudo parece estar concluído, é preciso análise crítica para perceber que detalhes podemos adicionar ou modificar para tornar o evento mais especial. Colocamos uma imagem de Lisboa numa janela simulada em 3D. Poderíamos dar-lhe vida? Poderíamos dar-lhe movimento? E se em vez de uma imagem utilizarmos um GIF? E se colocamos um timer para situar a audiência sobre a hora de início do evento? Podemos mudar o layout e modernizá-lo? Os pormenores fazem com que a audiência se sinta mais próxima e envolvida e que note uma diferença considerável em relação a formatos menos profissionais. É aqui que posicionamos a nossa marca.

 

Com o empenho de toda uma equipa, é possível criar um evento digital único e diferenciador, capaz de transmitir o entusiasmo de partilhar conteúdos com os convidados e de teletransportá-los – nem que seja apenas por algum tempo – para um passado que hoje parece estar tão distante.

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