Como cativar a audiência numa apresentação
Por Fernando Boavida, professor Catedrático da Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Coimbra e membro da Ordem dos Engenheiros; autor do livro “Expor Ideias – Guia Prático para Apresentações, Reuniões e Webinários” (PACTOR)
Expor ideias
As apresentações orais são oportunidades de eleição para transmitir ideias, persuadir e inspirar pessoas e cativar adeptos e audiências. No entanto, a avaliar pelo grande número de apresentações que falham o objectivo de transmitir ideias que perdurem, fazer apresentações eficazes é muito mais difícil do que poderia parecer. O presente artigo, baseado no meu recente livro “Expor ideias – Guia prático para apresentações, reuniões e webinários”, da PACTOR, tem por objectivo apresentar algumas estratégias para cativar a audiência durante uma apresentação oral.
É pouco provável que uma audiência desinteressada e desatenta consiga reter a ideia base da apresentação e, portanto, a possa adoptar ou explorar no futuro. De uma audiência desinteressada podemos esperar apenas que ela se lembre de quão fracassada foi a apresentação. Assim, se queremos que todos beneficiem da apresentação – desde a audiência ao orador – devemos adoptar estratégias para despertar a atenção de quem assiste.
Estudar a audiência
Qualquer apresentação tem que ser concebida tendo em consideração a audiência a que se destina. Por exemplo, é diferente fazer uma apresentação para a direcção de uma empresa ou para os membros do seu departamento técnico. A linguagem tem que ser diferente, o nível de detalhe tem que ser diferente e a abordagem também terá que ser diferente. No fundo, a mensagem que se quer transmitir terá que ser adaptada ao público-alvo e, portanto, a apresentação terá que ser concebida de forma distinta. Se não conhecermos a audiência, só com sorte a poderemos cativar, pois provavelmente não estaremos a usar um nível de detalhe adequado (por exemplo, estamos a falar de coisas que todos já sabem, ou, pelo contrário, estamos a usar uma linguagem demasiado especializada, que ninguém na audiência pode entender) ou não estaremos a responder às suas necessidades.
Problema, desafio, mistério
Algumas formas para cativar a audiência passam pela apresentação de um problema, pelo lançamento de um desafio ou pela resolução de um mistério. Ao concebermos e organizarmos uma apresentação de maneira a que esta dê resposta a um problema, um desafio ou um mistério estamos a “espicaçar” a curiosidade de quem assiste, explorando o factor de surpresa, o carácter emocional e a dramatização que caracterizam as ideias de sucesso. Uma boa apresentação tem que cativar a audiência através de uma motivação clara, forte e interessante. Ao definirmos uma motivação com estas características estamos a contribuir decisivamente para agarrar e manter a atenção de quem nos ouve.
Promessa
Ao apresentarmos pela primeira vez a motivação para a apresentação devemos fazê-lo sob forma de uma “promessa”, isto é, devemos assegurar à audiência que, ao assistirem à apresentação, irão colher determinados benefícios ou vantagens, sejam eles conhecer a solução para um problema, ultrapassar um desafio ou ficar a conhecer a chave de determinado mistério. Ao prometermos alguma coisa, deixamos claro que existe algo a ganhar com o investimento de tempo que quem assiste está a fazer, podendo os presentes decidir de imediato se o investimento merece ou não a pena. No fundo, estamos a recorrer a uma estratégia usada desde tempos imemoriais, que foi, é e continuará a ser utilizada por muitos, incluindo todo o tipo de políticos. De facto, muito da política passa por expor ideias e fazer apresentações, tentando convencer quem os escuta a suportarem determinadas ideias ou acções. Para isso, a arma mais utilizada é a “promessa”.
Contar uma história
Uma das formas mais eficazes de transmitir ideias e fazer com que perdurem é revesti-las com uma história. A transmissão de ideias através da dramatização remonta à origem da civilização, tendo atingido notoriedade na Grécia Antiga e, subsequentemente, no Império Romano. Muitas dessas representações baseiam-se em histórias e ideias com muitos séculos e que dificilmente desaparecerão. Todos reconhecemos que uma boa dramatização tem o poder de cativar a audiência.
Devemos, assim, utilizar o mesmo princípio nas nossas apresentações. Para tal, como parte da preparação da apresentação, devemos construir uma história à volta da ou das ideias que queremos transmitir. Devemos criar pontos de tensão dramática e pontos de descontracção, tal como nas representações teatrais ou outras, criando suspense, provocando o riso, desencadeando emoções. É algo que pode ser difícil nalguns casos (afinal, como emocionar o nosso chefe quando apresentamos o relatório e contas de uma empresa, ou como entusiasmar a audiência quando falamos das estatísticas de mortes devidas a determinada doença?), mas que não é impossível e, em muitos casos, é perfeitamente exequível. De facto, se chegarmos à conclusão de que determinado tema não pode tirar partido de alguma dramatização, então é porque, provavelmente, não deveríamos sequer colocar a hipótese de fazer uma apresentação sobre o assunto e deveríamos, em alternativa, elaborar e distribuir um documento escrito, meramente factual, para apreciação por quem de direito. Nem tudo tem que ser alvo de uma apresentação oral.