Cliente à espera da campanha? 10 dicas para acabar com a procrastinação
Procrastinar é um verbo que fará parte do dia-a-dia de muitas pessoas, tanto a nível pessoal como a nível profissional. Quando se fala de trabalho, as consequências poderão ser particularmente negativas, uma vez que podem representar, no limite, a perda de um cliente, por exemplo.
Para que a procrastinação não acompanhe a chegada do novo ano, a Adecco Portugal elaborou um guia com 10 dicas que poderão ajudar a deixar para trás esta dificuldade em tratar das tarefas atempadamente. De acordo com a empresa especializada em Recursos Humanos, adiar uma vez e outra não significa obrigatoriamente que não se trabalha. Pode ser apenas sinal de má gestão do tempo.
Eis as razões mais comuns para procrastinar no trabalho:
– Não gostar de fazer uma determinada tarefa;
– Estar preocupado com um resultado negativo ou um mau desempenho;
– A tarefa é desafiante;
– É uma acção que provoca ansiedade;
– Procrastinar porque se tem demasiado tempo para executar determinada tarefa;
– Não ter nenhuma direcção clara ou ordem pela qual se deve abordar a tarefa;
– Sentir que determinada tarefa oferece pouco ou nenhum valor ou recompensa.
10 formas de pôr fim à procrastinação no trabalho:
1 – Criar uma lista realista de tarefas
As listas de tarefas são muito eficazes, mas só são eficazes se forem realistas. Pode exercer muita pressão desnecessária sobre si próprio, criando listas de afazeres que não são controláveis dentro do tempo que tem para trabalhar nelas. Seja realista, programando, por exemplo, quanto tempo leva a completar as tarefas e o que pode realmente ser executado durante um determinado período.
2 – Começar com uma tarefa que lhe agrada
Comece sempre o seu dia com algo que goste de fazer. Isto irá ajudá-lo a entrar no fluxo do dia de trabalho de forma positiva e evita a frustração. Pode ser algo tão pequeno como verificar o seu email, ter uma reunião diária de equipa, rever a sua agenda, ou qualquer coisa que lhe dê a predisposição mental e, também, emocional certas. Além disso, poderá logo no início do dia colocar como realizadas algumas destas tarefas.
3 – Dividir tarefas em acções mais pequenas e fáceis de gerir
É frequente a procrastinação estar associada a profissionais que se sentem sobrecarregados. Uma forma eficaz de facilitar a gestão de tarefas é dividir cada uma delas em acções mais pequenas e flexíveis. Concentre-se em completar estas pequenas acções uma a uma até que a tarefa maior esteja concluída.
4 – Não prometer demasiado…
… a si próprio ou à equipa e liderança. O excesso de promessas pode colocar demasiada pressão sobre o seu desempenho. Se não pode fazer tudo, assuma e comunique abertamente ao seu líder de equipa. O seu tempo é limitado e é importante geri-lo bem. Quando se promete em demasia, é fácil ficar stressado com tudo o que precisa de fazer. Acaba por enfatizar o que está na agenda para fazer em vez de o fazer realmente.
5 – Evitar a multitarefa
Concentre-se numa coisa de cada vez. Dê toda a sua atenção até terminar uma tarefa. Só depois é desejável passar para o próximo ponto da agenda de trabalho. Continue este processo até completar todas as suas tarefas programadas para o dia.
6 – Priorizar tarefas
Dar prioridade às suas tarefas diárias permite-lhe fazer as coisas mais importantes primeiro, quando está fresco. As tarefas podem demorar mais tempo do que o previsto e outras coisas podem surgir durante o dia. Se começar com as tarefas mais importantes, mesmo que não complete toda a sua lista, assegura que cumpre de facto o que é mais relevante.
7 – Comprometer-se com um prazo
É importante estabelecer uma linha temporal quando está a trabalhar. Não só ajuda a planear tarefas de curto e longo prazo, como fica com uma ideia mais objectiva de quanto tempo precisa para completar determinada tarefa.
8 – Reduzir distracções
As distracções matam o tempo e quebram o foco da atenção para o que precisa de fazer. Feche o email, guarde o telefone e silencie os alertas das redes sociais para evitar procrastinação no trabalho.
9 – Comece cada dia de novo
Esqueça a procrastinação no passado. Não há necessidade de se debruçar sobre o assunto. Mesmo que tenha tido um dia difícil anteriormente, concentrar os seus esforços nas tarefas de ‘hoje’ irá ajudá-lo a recuperar o atraso. É perfeitamente natural que, em alguns dias, não seja tão produtivo quanto desejaria, mas também haverá dias em que conseguirá superar as suas metas. É normal, somos humanos.
10 – Fazer pausas curtas mas frequentes
É um desafio para as pessoas concentrarem-se em plena capacidade durante mais de 90 minutos de cada vez. Uma vez ultrapassado este limiar, a sua eficiência diminuirá e terá maior dificuldade em concentrar-se. A abordagem de tarefas em blocos realistas torna-se mais produtiva. Faça pausas frequentes para manter a sua mente fresca e as baterias da concentração carregadas ao máximo.