No universo dos eventos, a criatividade e a produção estão em constante evolução, mas a operação nem sempre acompanha este ritmo. Foi a partir desta constatação que nasceu a Venyo, plataforma portuguesa que centraliza toda a gestão de venues, hotéis e espaços de eventos, transformando processos fragmentados em jornadas integradas e profissionais.
Por Sandra M. Pinto
Em conversa com Tomás Mendes dos Santos, CEO da Venyo, exploramos a origem da empresa, os desafios estruturais do setor, e como a tecnologia pode elevar a experiência do cliente desde o primeiro contacto. Entre eficiência operacional, gestão de equipas e construção de marca, Mendes dos Santos explica como uma operação bem organizada pode ser, por si só, uma poderosa ferramenta de marketing e diferenciação.
O que esteve na origem da Venyo e que insight vos fez perceber que havia aqui uma oportunidade de negócio?
A Venyo nasce da observação direta de uma realidade que continua muito presente no setor dos eventos: operações altamente exigentes a serem geridas através de ferramentas dispersas e pouco integradas. Muitos venues, hotéis e espaços de eventos continuam a depender de emails, Excel, WhatsApp e documentos avulsos para gerir processos críticos, relações com agências e clientes finais, numa constante necessidade de cruzamento de informação entre equipas comerciais, produção e operação. O insight surgiu precisamente aí. Percebemos que existia uma enorme evolução ao nível da criatividade, produção e experiência dos eventos, mas que a componente operacional da gestão dos espaços tinha ficado para trás, muitas vezes entregue apenas à capacidade de organização interna de cada equipa, sem verdadeira inovação tecnológica. Havia uma clara oportunidade para criar uma plataforma pensada especificamente para este setor, capaz de centralizar toda a jornada do evento e melhorar tanto a eficiência interna como a experiência do cliente. Sentámo-nos com diferentes espaços reais de eventos para acompanhar operações, perceber necessidades reais e identificar as principais dores do setor. A Venyo nasce precisamente dessa proximidade com o mercado e da vontade de criar uma solução 360, capaz de acompanhar toda a operação.
Que problema estrutural do setor de eventos vos pareceu mais urgente resolver?
O nosso foco é a gestão dos espaços de eventos, salas, venues e hotéis que acolhem eventos corporativos, festas, casamentos, eventos culturais ou experiências privadas. Neste lado da operação, o maior problema estrutural é a fragmentação. Existe demasiada informação dispersa, demasiados processos manuais e pouca visibilidade sobre o estado real de cada evento. Ao mesmo tempo, há uma necessidade constante de coordenar reservas, montagens, desmontagens, entradas e saídas de fornecedores, manutenção, equipas internas e reposição de stock, garantindo que o espaço está sempre preparado para o evento seguinte. Essa fragmentação gera falhas de comunicação, atrasos, perda de contexto, dificuldade no acompanhamento comercial e uma experiência inconsistente para o cliente. Num setor onde os detalhes fazem toda a diferença, essa falta de organização acaba por ter impacto direto na reputação dos espaços e na capacidade de escalar operações com qualidade.
O aluguer de um espaço representa muitas vezes uma parte significativa do budget de um evento. Isso faz com que o nível de exigência seja muito elevado e que a margem para erro seja mínima. A Venyo nasceu também para garantir maior tranquilidade operacional, mesmo nos espaços com maior volume de eventos e agendas altamente preenchidas.
Defende que a experiência de um evento começa muito antes do dia em si. Porque é que essa fase continua a ser negligenciada?
Não consideramos que essa fase seja negligenciada pelo mercado dos eventos em si. Pelo contrário. Hoje existe um enorme nível de profissionalização por parte de agências, produtores e equipas criativas, com processos de planeamento que podem começar muitos meses antes do evento. No entanto, toda essa operação assenta num espaço físico que precisa de acompanhar a exigência, velocidade e complexidade de cada projeto. É aí que surgem muitos dos desafios. Os espaços têm de gerir reservas, pedidos, visitas técnicas, extras, necessidades específicas, equipas, timings e alterações constantes, muitas vezes em simultâneo e sob elevada pressão operacional. São acompanhamentos longos, principalmente antes e durante o evento, onde a eficiência faz toda a diferença na confiança gerada junto de agências, produtores e clientes finais. Essa agilidade e coordenação entre equipas é essencial para qualquer venue estar à altura das exigências do mercado atual.
Hoje, os espaços de eventos são marcas. E num setor pequeno, onde a reputação circula rapidamente, essa perceção constrói-se muito através da rapidez de resposta, profissionalismo, organização e capacidade do espaço em funcionar como parceiro estratégico de cada evento que acolhe.
A forma como um cliente é atendido, a clareza da proposta, o acesso à informação ou a fluidez da comunicação já fazem parte da experiência muito antes do evento acontecer. E muitas vezes os processos internos ainda não acompanham a velocidade e exigência atuais do mercado.
Onde é que, hoje, os venues e hotéis mais falham na gestão da relação com o cliente antes do evento?
As maiores falhas surgem normalmente na organização da informação e na consistência da comunicação. É comum existirem várias versões de documentos, informação perdida em cadeias de email, equipas desalinhadas ou dificuldade em acompanhar o histórico do cliente. Isso cria fricção numa fase onde o cliente procura precisamente confiança, clareza e segurança.
Por outro lado, o impacto de um evento num espaço vai muito além das horas em que o evento acontece. Existem montagens, desmontagens, entradas e saídas de fornecedores, coordenação de produção, catering, audiovisuais, decoração, manutenção, limpeza e gestão de eventuais danos. Tudo isto exige acompanhamento permanente, muitas vezes fora de horas e durante fins de semana. A logística de um evento é extremamente complexa e faltava um sistema capaz de centralizar e organizar toda essa operação.
Até que ponto a fase comercial pode ser determinante na perceção final da marca?
É absolutamente decisiva. Muitas vezes, a experiência comercial é o primeiro verdadeiro contacto do cliente com o espaço e acaba por definir expectativas. Os eventos são, por natureza, altamente personalizados. Cada projeto tem necessidades específicas, timings próprios e exigências diferentes, muitas vezes condicionadas por budgets muito concretos. Isso exige rapidez, flexibilidade e capacidade de resposta.
Uma comunicação organizada, clara e personalizada transmite profissionalismo e confiança. Pelo contrário, processos lentos, informação confusa ou dificuldade de acompanhamento criam insegurança. Mesmo antes do evento acontecer, o cliente já está a formar uma perceção sobre a qualidade do serviço e sobre a capacidade do espaço em responder às exigências do projeto, muitas vezes perante clientes finais que também dependem dessa operação.
A utilização de múltiplas ferramentas como email, Excel ou WhatsApp ainda domina o setor. Que impacto tem esta fragmentação na experiência do cliente?
Tem um impacto enorme porque obriga equipas e clientes a navegar entre diferentes canais e formatos sem continuidade. Existe uma necessidade permanente de coordenar equipas, reservas, pré-reservas, visitas, fornecedores, timings, manutenção, limpeza, produção e acompanhamento operacional. Tudo isto acontece durante semanas ou meses, envolvendo múltiplos intervenientes em simultâneo. Quando a informação está dispersa, aumentam os erros, as falhas de comunicação e a dependência de processos manuais. O cliente sente isso através de respostas inconsistentes, atrasos ou falta de alinhamento. E os próprios espaços acabam por perder eficiência operacional e oportunidades de negócio, seja na dificuldade em fechar propostas, controlar operações ou acompanhar toda a logística do evento. No fundo, a fragmentação operacional acaba inevitavelmente por refletir uma experiência fragmentada e confusa para todos os envolvidos.
Podemos dizer que muitos espaços ainda tratam eventos como uma operação e não como uma extensão da marca?
Sim, e isso é cada vez mais um desafio. Muitos espaços continuam focados apenas na componente logística do evento, quando na realidade cada interação faz parte da construção da marca. Hoje, um venue não compete apenas pelo espaço físico. Compete pela experiência, pela relação, pela confiança e pela forma como acompanha o cliente ao longo de toda a jornada. Existem muitos espaços de eventos no mercado, e a diferença está não apenas no potencial do espaço, mas também na confiança transmitida pela equipa que acompanha todo o processo.
Uma experiência desorganizada antes do evento pode comprometer a perceção final, mesmo que a execução corra bem?
Sem dúvida. A perceção do cliente não é construída apenas no dia do evento. Ela acumula-se ao longo de todo o processo. Mesmo que a execução final seja positiva, semanas de comunicação desorganizada, dificuldade de acompanhamento ou falta de clareza podem criar desgaste e diminuir a confiança no espaço e na marca. A memória da experiência começa muito antes da montagem do evento e a coordenação é essencial para gerar segurança.
Que papel pode a tecnologia desempenhar na criação de experiências mais consistentes e integradas?
A tecnologia deve funcionar como um facilitador da experiência, tanto para as equipas como para os clientes. Quando os processos estão centralizados, existe maior visibilidade, mais alinhamento interno e uma comunicação mais fluida. Isso permite reduzir fricção operacional e garantir experiências mais consistentes, independentemente da dimensão ou complexidade do evento. Por outro lado, a tecnologia pode também ajudar os espaços a perceber melhor o impacto financeiro real de cada evento. Os custos e margens variam muito e nem sempre existe visibilidade clara sobre a rentabilidade efetiva de cada operação. Muitas vezes, quando a Venyo apresenta esses dados de forma estruturada, surgem insights importantes para otimizar processos, ajustar operações ou até apoiar futuras decisões de pricing.
Como é que a Venyo ajuda a transformar uma operação dispersa numa jornada mais fluida e centrada no cliente?
A Venyo centraliza toda a operação do evento num único sistema, desde a gestão de leads e propostas comerciais até documentos, pagamentos, tarefas internas, comunicação com o cliente e gestão financeira de cada evento. Na prática, permite que toda a equipa trabalhe sobre a mesma informação, com acesso ao histórico do cliente, ao estado de cada proposta, às necessidades específicas do evento, aos timings, às responsabilidades internas e aos dados financeiros associados. Isto reduz dependência de emails dispersos, ficheiros paralelos ou conversas perdidas em diferentes canais. O objetivo é transformar uma gestão fragmentada numa jornada mais organizada, transparente e eficiente, onde equipas e clientes conseguem acompanhar cada etapa do processo com maior clareza. Para o espaço, isso significa mais controlo e capacidade de resposta; para o cliente, significa uma experiência mais simples, profissional e consistente.
Que ganhos concretos podem os espaços esperar ao centralizar processos e informação?
Os ganhos passam, desde logo, por maior eficiência operacional, redução de erros, melhoria da comunicação interna e uma experiência mais profissional para o cliente. Mas há também ganhos muito concretos ao nível do negócio. Os espaços passam a ter maior controlo sobre propostas, reservas, timings, margens, custos, pagamentos e performance comercial. Conseguem perceber melhor que eventos são mais rentáveis, onde existem perdas de eficiência, que oportunidades ficam por fechar e que processos podem ser otimizados.
No fundo, centralizar informação permite deixar de gerir apenas por reação e passar a gerir com dados, contexto e visão integrada. Isso traduz-se em equipas mais alinhadas, clientes mais bem acompanhados e decisões mais informadas para o crescimento do espaço.
De que forma uma experiência bem estruturada, desde o primeiro contacto, contribui para a construção de marca?
Porque a marca constrói-se nas pequenas interações. Num evento, o cliente avalia o espaço muito antes de lá entrar: pela rapidez da resposta, pela clareza da proposta, pela organização da informação, pela capacidade de antecipar necessidades e pela segurança que a equipa transmite ao longo do processo. Uma experiência bem estruturada comunica profissionalismo, consistência e confiança. Mostra que o espaço não é apenas um local disponível para receber eventos, mas uma marca preparada para acompanhar o cliente, resolver problemas e acrescentar valor à execução.
Hoje, os clientes valorizam não apenas o resultado final, mas também a forma como são acompanhados até lá. Uma boa experiência pré-evento reforça credibilidade, aumenta a probabilidade de recomendação e contribui diretamente para a fidelização.
Como podem os venues usar a fase pré-evento como ferramenta de marketing e diferenciação?
Transformando a experiência operacional numa experiência de marca. A fase pré-evento é, muitas vezes, o primeiro momento em que o cliente testa verdadeiramente a capacidade do espaço. A forma como a equipa responde, apresenta propostas, organiza informação, antecipa necessidades e acompanha decisões comunica muito sobre o nível de profissionalismo da marca. Num mercado altamente competitivo, a diferenciação não está apenas na localização, na arquitetura ou na versatilidade do espaço. Está também na confiança que o venue consegue gerar antes do evento acontecer. Quando essa fase é bem gerida, deixa de ser apenas um processo comercial e passa a ser uma ferramenta de marketing, reputação e fidelização.
Que sinais indicam que um espaço está a perder oportunidades por falta de organização na fase pré-evento?
Respostas demoradas, perda de informação, dificuldade em acompanhar leads, equipas desalinhadas ou clientes que deixam de responder são alguns dos sinais mais evidentes. Muitas vezes, os espaços perdem oportunidades não pela qualidade do produto ou do espaço em si, mas pela dificuldade em oferecer uma experiência comercial fluida, organizada e profissional.
Num mercado cada vez mais competitivo, que peso tem a experiência pré-evento na decisão e fidelização de clientes?
Tem um peso cada vez maior. Hoje, os clientes esperam rapidez, personalização, clareza e simplicidade desde o primeiro contacto. A experiência pré-evento tornou-se parte da decisão porque influencia diretamente a confiança. Antes de escolher um espaço, o cliente está também a avaliar a capacidade de resposta da equipa, a organização do processo, a flexibilidade perante pedidos específicos e a segurança que sente em entregar ali o seu evento.
Num setor baseado em relacionamento e reputação, a confiança é um ativo determinante. Quando a experiência antes do evento é positiva, aumenta a probabilidade de fecho, recomendação e fidelização. E, para muitos espaços, essa confiança é precisamente o que transforma clientes pontuais em relações recorrentes.
Porque é que a componente operacional ficou para trás face à evolução criativa do setor?
Porque o setor investiu muito na experiência visível do evento, mas menos na infraestrutura operacional que suporta essa experiência. Durante muitos anos, a inovação nos eventos esteve mais concentrada na criatividade, no conceito, na produção, no design, na cenografia ou na experiência em si. Tudo aquilo que o cliente vê evoluiu muito. Mas a operação que permite que tudo aconteça, desde a gestão comercial à coordenação interna, documentação, timings, pagamentos, equipas e fornecedores, continuou muitas vezes assente em processos manuais e pouco integrados. Ao mesmo tempo, os venues têm uma necessidade enorme de coordenação em múltiplas frentes e a gestão operacional acabou por ser construída através da combinação de email, WhatsApp, folhas de cálculo e calendários partilhados. Essas ferramentas ajudam no dia a dia, mas não foram pensadas para garantir verdadeira integração operacional.
A criatividade evoluiu rapidamente, mas muitos processos internos continuaram dependentes de métodos tradicionais. E hoje começa a ser claro que a qualidade da experiência final depende tanto da criatividade como da robustez operacional que existe por trás.
Que tendências vão marcar o futuro da experiência em eventos?
Vamos assistir a uma maior integração entre operação, tecnologia e experiência personalizada. Os clientes vão procurar processos mais fluidos, comunicação mais transparente e experiências mais adaptadas às suas necessidades. Ao mesmo tempo, a automação, a centralização da informação e a análise de dados terão um papel cada vez mais importante na eficiência das equipas e na capacidade de escalar operações sem perder qualidade. Também acredito que os espaços vão ter de trabalhar cada vez mais como marcas de experiência. Não basta disponibilizar uma sala ou um venue; será necessário oferecer uma jornada consistente, desde o primeiro contacto até ao pós-evento. O futuro dos eventos vai passar por espaços mais preparados, equipas mais coordenadas, decisões mais informadas e experiências mais integradas.
Como é que a tecnologia pode ajudar a escalar personalização sem perder eficiência?
Através da centralização da informação e da automatização inteligente de processos. Personalizar não tem de significar fazer tudo manualmente. Quando as equipas têm acesso rápido ao histórico, preferências, necessidades específicas e contexto de cada cliente, conseguem responder de forma mais relevante, sem aumentar a complexidade operacional. A tecnologia permite precisamente equilibrar escala e proximidade. Dá às equipas maior capacidade de resposta, reduz tarefas repetitivas e permite gerir mais propostas e eventos em simultâneo, mantendo controlo, consistência e qualidade no acompanhamento.
Que conselho daria a hotéis e venues que querem evoluir de fornecedores para marcas relevantes?
Que olhem para toda a jornada do cliente e não apenas para o evento final. Hoje, marcas relevantes são aquelas que conseguem criar experiências consistentes, gerar confiança e construir relação ao longo do tempo. No setor dos eventos, isso significa perceber que cada ponto de contacto conta: a primeira resposta, a proposta, a visita ao espaço, a negociação, a preparação, o acompanhamento no dia e o pós-evento. Um hotel ou venue deixa de ser apenas fornecedor quando passa a ser percebido como parceiro. E essa evolução exige organização, visão estratégica e uma experiência alinhada em todos os pontos de contacto.
Qual é a ambição da Venyo para os próximos anos e que papel quer assumir no setor?
A ambição da Venyo passa por tornar-se uma plataforma de referência para a gestão de eventos e hospitality, ajudando venues, hotéis e espaços de eventos a modernizar operações e elevar a experiência do cliente. Queremos contribuir para um setor mais organizado, eficiente e preparado para responder às exigências atuais do mercado. Mais do que digitalizar processos, queremos ajudar os espaços a gerir melhor, vender melhor, acompanhar melhor e tomar decisões com mais informação. A Venyo quer assumir um papel ativo na transformação digital da indústria dos eventos, tornando-se uma ferramenta de trabalho essencial para os espaços que querem crescer com mais controlo, qualidade e consistência.
